De kracht van slimme HR-koppelingen
In iedere organisatie speelt het HR-systeem een cruciale rol bij het beheren van werknemersgegevens, salarissen en toegangsrechten. Toch heb je voor HR-processen vaak met meerdere systemen te maken. Denk aan ATS tools, IAM tools en HCM-systemen.
Slimme HR-koppelingen zorgen voor een gestroomlijnde uitwisseling van data tussen systemen en dragen bij aan een efficiëntere processen. In dit artikel bespreken we drie veelvoorkomende koppelingen die jou als organisatie veel tijd kunnen besparen: De koppeling tussen HR en Entra ID/AD, de koppeling tussen Globale HR en lokale Payroll, en de koppeling van ATS naar HR.
1. Je HR-systeem koppelen met Entra ID / Active Directory
Een van de meest impactvolle integraties is de koppeling tussen het HR-systeem en Entra ID (voorheen Azure Active Directory) of Active Directory (AD). Deze koppeling automatiseert de provisioning en deprovisioning van gebruikersaccounts en zorgt ervoor dat medewerkers vanaf hun eerste werkdag direct toegang hebben tot de juiste applicaties.
Hoe werkt het?
HR-systemen zoals AFAS, Workday, Visma Raet, HR2Day en Nmbrs bevatten alle relevante gegevens over medewerkers, zoals naam, functie, afdeling en startdatum. Door een koppeling met Entra ID of AD in te richten, wordt deze informatie automatisch vertaald naar een gebruikersaccount met de juiste rechten en rollen.
De voordelen van deze koppeling
- Automatische onboarding en offboarding: Nieuwe medewerkers krijgen direct toegang tot de juiste applicaties; accounts van vertrekkende medewerkers worden direct gedeactiveerd.
- Tijdsbesparing: IT-beheer hoeft niet handmatig gebruikersaccounts aan te maken of rechten aan te passen.
- Verbeterde beveiliging: Voorkom spookaccounts en onnodige toegangsrechten, essentieel voor naleving van ISO 27001 en GDPR
Deze koppeling heeft naast de voordelen voor de HR-processen ook veel voordelen voor zowel security als IT-beheer. Zo kun je voor wel drie afdelingen tijd besparen in jouw organisatie!
2. Koppeling tussen globale HR/HCM en lokale Payroll
Voor internationale bedrijven is het beheren van de salarisadministatie vaak een uitdaging. Een wereldwijd/global HR-systeem zoals Workday of SAP HCM wordt vaak gebruikt voor personeelsbeheer, terwijl lokale vestigingen of landen een apart payrollsysteem gebruiken, zoals Nmbrs, AFAS of Visma Raet. Een koppeling tussen deze systemen zorgt ervoor dat salarisgegevens correct en tijdig worden verwerkt.
Hoe werkt het?
De koppeling synchroniseert belangrijke HR-gegevens zoals salaris, contracturen en functiewijzigingen met het lokale payrollsysteem. Hierdoor wordt de payroll automatisch bijgewerkt zonder dat handmatige invoer nodig is.
Voordelen van deze koppeling
- Consistente data: Vermijd fouten en vertragingen bij de salarisverwerking door automatische synchronisatie.
- Compliance: Zorg ervoor dat salarisbetalingen voldoen aan lokale wet- en regelgeving.
- Efficiëntie: HR en payroll teams kunnen zich richten op strategische taken in plaats van repetitief handwerk.
3. Van Applicant Tracking System (ATS) naar HR
Recruitmentprocessen draaien vaak op Applicant Tracking Systems (ATS) zoals Greenhouse, Recruitee of SAP SuccessFactors. Wanneer een kandidaat wordt aangenomen, moeten zijn of haar gegevens handmatig worden overgezet naar het HR-systeem. Een koppeling tussen het ATS en het HR-systeem automatiseert deze overdracht en stroomlijnt de overgang van kandidaat naar medewerker.
Hoe werkt het?
Wanneer een kandidaat wordt aangenomen, worden relevante gegevens zoals naam, contactgegevens, functie en startdatum automatisch doorgestuurd naar het HR-systeem, zoals AFAS, Workday of HR2Day. Hierdoor kan het onboardingproces direct beginnen, inclusief het aanmaken van een gebruikersaccount en het toewijzen van de juiste IT-middelen.
Voordelen van de ATS naar HR-koppeling
- Snellere onboarding: Nieuwe medewerkers kunnen sneller aan de slag zonder vertragingen in de administratie.
- Minder fouten: Handmatige invoerfouten worden geëlimineerd door automatische synchronisatie.
- Efficiëntere samenwerking tussen HR en recruitment: Bespaar tijd en zorg voor een naadloze overgang van kandidaat naar medewerker.
KoppelHet: de oplossing voor slimme HR-koppelingen
Het KoppelHet platform biedt standaard connectoren voor veelgebruikte HR- en IAM-systemen, zoals AFAS, Workday, Visma Raet, HR2Day, SAP HCM, ADP en Entra ID. Met KoppelHet kunnen organisaties eenvoudig hun HR-systemen koppelen zonder complexe maatwerkintegraties.
Waarom kiezen voor KoppelHet?
- We bieden veel standaard connectoren: Directe integratie met populaire HR- en IAM-systemen, hierdoor kun je alle HR-processen automatiseren.
- Flexibele business rules: Stel zelf in hoe functies, afdelingen en rollen worden gemapped in koppelingen.
- Realtime monitoring: Volledige controle over synchronisaties tussen systemen.
- Schaalbaarheid: Geschikt voor zowel MKB als grote ondernemingen.
- Veel kennis van het HR-domein, er is altijd een consultant die meedenkt in jouw ideale bedrijfsproces!
Wil je weten hoe slimme HR-koppelingen jouw organisatie kunnen helpen? Neem contact met ons op voor een demo en ontdek de voordelen van geautomatiseerde HR-integraties!
Praten met een specialist op het gebied van HR-koppelingen?
Neem contact op en plan een vrijblijvende afspraak in om de mogelijkheden te bespreken.
Mike Fraanje
Integratie specialist
